Wirtualna asystentka to zdalny wolny strzelec, który wspiera pracę przedsiębiorcy. Zakres jego obowiązków zależy od potrzeb zleceniodawcy. Jednakże jego głównym celem jest pomoc w codziennych czy nielubianych obowiązkach. Dzięki temu przedsiębiorcy zostaje więcej czasu na ważniejsze sprawy – firmowe lub prywatne. Co dokładnie może dla Ciebie zrobić wirtualna asystentka? Czytaj dalej, a się przekonasz.
Wirtualna asystentka – co to za zawód?
To przede wszystkim niezależny pracownik. Oznacza to, że nie musisz zatrudniać go na etat, aby skorzystać z jego usług, opłacać składek, oferować urlop czy inne benefity. Jednakże w związku z tym trzeba się liczyć z faktem, że wirtualna asystentka zwykle pracuje dla kilku klientów jednocześnie. Ciebie jednak nie powinno to martwić, bo Ty umawiasz się na określoną liczbę godzin pracy czy wykonywanie konkretnych zadań. Po prostu nie kontrolujesz, co wirtualna asystentka robi poza tym czasem, bo to nie jest już Twój czas.
Tak samo jak z chodzeniem do fryzjera – umawiasz się na konkretną usługę za określone pieniądze, masz swoją godzinę, na którą przychodzisz, ale reszta czasu należy do innych klientów.
Oczywiście, jeśli potrzebujesz wirtualnej asystentki, która jest dostępna w określonych godzinach (np. 8:00-16:00 od poniedziałku do piątku) czy wtedy odbiera telefony, możesz też się na coś takiego z nią umówić. Wszystko jest do ustalenia.
Co właściwie robi wirtualna asystentka?
Zakres jej obowiązków zależy od potrzeb klienta. Mogą to być codzienne sprawy albo te wyjątkowo uciążliwie dla właściciela firmy. W zależności od zakresu obowiązków wirtualna asystentka może odpowiadać na e-maile czy telefony, tworzyć treści na stronę firmową i media społecznościowe czy umawiać spotkania. Oto szczegółowa lista:
1. tworzy i publikuje treści na stronie internetowej firmy, blogu, w mediach społecznościowych, newsletterach
Jeśli chcesz przyciągnąć ruch na swoją stronę, zwiększyć świadomość marki i zaangażować potencjalnych klientów, wiesz pewnie, ile czasu to zajmuje. Wirtualna asystentka od treści może tworzyć dla Ciebie wpisy blogowe (również te z literaturą), posty na media społecznościowe, a następnie je publikować. To, jak bardzo będziesz w to zaangażowany, zależy tylko i wyłącznie od Ciebie. Możesz mieć wpływ na wybór tematów albo pozostawić je wirtualnej asystentce od treści. Jeśli korzystasz z agencji SEO, oni zaproponują tematy i słowa kluczowe, a wirtualna asystentka stworzy do tego teksty.
2. wirtualna asystentka może wykonać dla ciebie Research
Każdy biznes opiera się na dobrym wyszukiwaniu informacji. Niezależnie od tego, czy analizujesz rynek, klientów czy konkurencję. To niestety wymaga czasu i wiedzy gdzie (i jak) szukać. Research może stanowić również usługę, którą możesz kupić. Wirtualna asystentka wyszuka dla Ciebie wszystko, czego potrzebujesz do prowadzenia swojego biznesu. Sprawdzi, czy posiadane przez Ciebie informacje są prawdziwe i aktualne.
3. zarządza mediami społecznościowymi, montować wideo
Chociaż wiele firm rozumie już, jak ważne jest wirtualne zaangażowanie z potencjalnymi klientami, wymagania czasowe z tym związane są nieskończone. Wirtualna asystentka może w tym pomóc, odpowiadając na komentarze, zarządzając kalendarzem publikacji czy nawet analizując statystyki dotyczące konta.
4. wirtualna asystentka może wykonywać Pracę administracyjną
To najczęstszy powód zatrudniania wirtualnej asystentki. Umawianie spotkań, rezerwowanie wyjazdów (służbowych i prywatnych), zarządzanie kalendarzem czy odpowiadanie na telefony, to typowe obowiązki wirtualnej asystentki.
5. księgowość
Trzymanie ręki nad finansami to niezbędny element prowadzenia rentownego biznesu. Niestety nie każdy właściciel firmy to lubi i jest w tym dobry. Wirtualnymi asystentkami czasem zostają osoby z doświadczeniem w księgowości. Mogą one prowadzić budżet Twojej firmy, dokonywać zakupów i śledzić wydatki.
6. osobista asystentka
Kto powiedział, że wirtualna asystentka nie może być po prostu Twoją asystentką? W końcu z jej pomocą możesz skrócić czas wielu czynności z Twojego życia, w tym i tych niesłużbowych. Wirtualna asystentka może zarezerwować dla Ciebie wakacje czy kupić prezenty dla rodziny.
7. obsługa klienta
Dla firm, które sprzedają produkty lub usługi, wirtualna asystentka może stanowić pierwszy punkt kontaktu klienta szukającego pomocy czy chcącego udzielić opinii. Wirtualna asystentka może odpowiedzieć na podstawowe pytania lub pokierować sprawę dalej.
Jak wybrać odpowiednią wirtualną asystentkę?
Nie istnieje określone wykształcenie czy doświadczenie zawodowe dla wirtualnej asystentki. Wszystko zależy od tego, jakie usługi ma dla Ciebie świadczyć. Najważniejsze są kompetencje, poparte portfolio i referencjami. Tak, kluczowe jest doświadczenie, bo teoria to jedno, a znajomość polskiego postpandemicznego rynku to drugie.
Uniwersalnie jednak potrzebne jest otrzaskanie z techniką, podejście “jeszcze nie wiem, ale się dowiem”, otwartość na nowe informacje (np. specyfikę Twojej firmy, Twoje osobiste preferencje) i elastyczność. To nie jest typowa praca od 8:00 do 16:00. W pracy wirtualnej asystentki każdy dzień wygląda inaczej i mało która z nich potrafi określić, co będzie robiła za miesiąc czy rok.
Moja mama była pra-wirtualną asystentką
Wyobraź sobie, że termin “wirtualna asystentka” to wcale nie wymysł pandemii. Narodził się już w latach 90., dzięki postępowi technologicznemu. Oczywiście początkowo objęło to głównie Stany Zjednoczone. Moja mama od początku lat dwutysięcznych pracowała zdalnie dla amerykańskich firm. Pamiętam, że z tego powodu jako pierwszej w klasie założono internet (to było około 2001 roku). W domu mama miała mini biuro, przychodziły do niej faksy i nawet regularnie brała udział w telekonferencjach! Tylko że wtedy oczywiście odbywały się one przez telefon. Pamiętam też, że nie sposób było wytłumaczyć w mojej szkole podstawowej, czym zajmuje się moja mama (a trzeba było to napisać na pierwszej stronie szkolnego dzienniczka). Dziś wpisałabym po prostu “wirtualna asystentka”.
Potrzebujesz wirtualnej asystentki od treści medycznych?
Jeśli tak, sprawdź moją ofertę jako copywriter medyczny i napisz do mnie na kontakt@copywritermedyczny.pl lub przez formularz kontaktowy na dole strony. Pozwól się odciążyć i wkrocz ze swoją firmą na nowe tory!
